Krzemieniewo dn.29.10.2010

Projekt współfinansowany przez Unię Europejską w ramach PO Innowacyjna Gospodarka Działanie 8.2

Informacje o Zamawiającym:

Nazwa Zamawiającego DEBON SP. Z O.O.

NIP 696-14-07-177

Numer REGON 410344966

Numer w Krajowym Rejestrze Sądowym: 0000129749

Data rejestracji 16.09.2002

Adres siedziby i do korespondencji: UL. SPÓŁDZIELCZA 120

Województwo Wielkopolskie

Powiat LESZNO

Gmina LESZNO

Miejscowość KRZEMIENIEWO

Ulica SPÓŁDZIELCZA

Nr budynku 120

Nr lokalu -

Kod pocztowy 64-120

Poczta KRZEMIENIEWO

Numer telefonu 65-536 00 44

Numer faksu 65-536 93 21

Adres poczty elektronicznej bogna@debon.pl

Adres strony internetowej www.debon.pl

Cel przedstawienia zapytania ofertowego

Celem przedstawienia zapytania ofertowego jest:

• zaproszenie potencjalnego dostawcy do złożenia oferty

• przedstawienie fundamentalnych wymagań dla zakupu i wdrożenia informatycznego Systemu wymiany informacji, zwanego dalej systemem B2B.

• przedstawienie warunków przeprowadzenia postępowania ofertowego.

Ogólne warunki przeprowadzenia postępowania ofertowego

Zamawiający zwraca się do Oferenta z prośbą o złożenie oferty na analizę konfiguracyjną środowiska technicznego oraz analiza konfiguracyjna systemu, zakup wartości niematerialnych i prawnych, zakup usług eksperckich oraz specjalistyczne szkolenia, .

Wymagania dotyczące:

A / Oferentów

• Oferentem może być każdy zarejestrowany podmiot gospodarczy działający w branży IT min 12 miesięcy

• Oferent winien posiadać doświadczenie, wykwalifikowaną kadrę i środki finansowe niezbędne do realizacji przedmiotu zapytania ofertowego

• Oferent winien udokumentować doświadczenie jako dostawca prac o zbliżonej złożoności i wartości do przedmiotu zamówienia

• Oferent musi legitymować się certyfikatem lub innym dokumentem uprawniającym do instalacji, wdrażania i szkolenia w zakresie oferowanego systemu, wydanego przez producenta

• Oferent musi spełniać warunki określone w Załączniku nr 1 do Zapytania Ofertowego.

• Zamawiający może uznać za nieważną ofertę jeżeli:

- została złożona po wyznaczonym terminie,

- nie spełnia warunków określonych w niniejszym Zapytaniu Ofertowym,

- Oferent znajduje się w likwidacji lub upadłości, lub z innych informacji posiadanych

przez Zamawiającego wynika, że Oferent znajduje się w sytuacji ekonomicznej uniemożliwiającej

rzetelne wykonanie zamówienia.

B / Oferty

• Oferta powinna:

- być złożona w formie pisemnej tj. na papierze i w wersji elektronicznej w pliku PDF.

- być napisana w języku polskim

- być opatrzona datą

- zawierać dane Oferenta, tj. pełna nazwa, adres siedziby, nr wpisu do rejestru przedsiębiorstw z podaniem nazwy rejestru, osoby upoważnione do reprezentacji zgodnie z dokumentem rejestrowym Oferenta

- odnosić się swą treścią do przedmiotu zapytania ofertowego

- uwzględniać wszystkie istotne elementy określone w przedmiocie zapytania ofertowego

- być podpisana przez osoby upoważnione do reprezentacji zgodnie z dokumentem rejestrowym

lub przez pełnomocnika lub osobę upoważnioną legitymującą się odpowiednim dokumentem

potwierdzonym notarialnie

- wszystkie strony oferty winny być parafowane, ponumerowane i spięte (zszyte) w sposób

trwały, zapobiegający możliwości zdekompletowania zawartości oferty

• Wskazane jest, by pierwsza strona oferty zawierała spis wszystkich dokumentów składających się na ofertę.

• Ofertę należy złożyć w zamkniętej kopercie (opakowaniu), w sposób gwarantujący zachowanie poufności jej treści oraz zabezpieczający jej nienaruszalność do terminu otwarcia ofert. Koperta (opakowanie) zawierające ofertę winno być zaadresowane do Zamawiającego, opatrzony nazwą i dokładnym adresem Oferenta, zatytułowana:

„OFERTA na dostarczenie i wdrożenie informatycznego systemu B2B w DEBON Sp. z o.o.”

Niespełnienie któregokolwiek wymagania skutkować będzie odrzucenie oferty bez jej rozpatrzenia

Wykaz wymaganych oświadczeń i dokumentów jakie Oferenci winni dostarczyć Zamawiającemu:

• Oferta

• Załącznik Nr 1do Zapytania Ofertowego – Oświadczenie

• Załącznik Nr 2 do Zapytania Ofertowego- Wykaz wykonanych zamówień podobnych do

oferowanego systemu (minimum 1 wdrożenie)

• Załącznik Nr 3 do Zapytania Ofertowego – Zobowiązanie zawarcia umowy

• Dokumenty rejestrowe Oferenta (Odpis z właściwego rejestru albo zaświadczenie o wpisie do ewidencji działalności gospodarczej)

Miejsce składania ofert:

Oferty należy przesyłać na adres siedziby Debon sp. z o.o., ul. Spółdzielcza 120, 64-120 Krzemieniewo

Termin składania ofert: 10.11.2010

Okres ważności oferty: 14 dni licząc od daty upłynięcia terminu składania ofert lub do dnia wyboru Oferty.

Kryteria oceny oferty

• Wybór najkorzystniejszej oferty nastąpi poprzez zastosowanie matematycznego obliczenia, stanowiącego podstawową zasadę oceny ofert.

• Kryterium oceny ofert jest: cena (netto) Oferty

Oferta o najniższej cenie uzyska 100 pkt.

P1 - koszt realizacji projektu tzn. najniższa cena.

najniższa cena

P1= --------------------------------- x 100

badana cena

• Wynik – oferta, która przedstawia najkorzystniejszy bilans (maksymalna liczba przyznanych punktów w oparciu o ustalone kryterium) zostanie uznana za najkorzystniejszą, pozostałe oferty zostaną sklasyfikowane zgodnie z ilością uzyskanych punktów. Realizacja zamówienia zostanie powierzona Oferentowi, którego oferta uzyska najwyższą ilość punktów.

• Cena oferty uwzględniająca wszystkie zobowiązania, musi być podana w PLN cyfrowo i słownie, z wyodrębnieniem należnego podatku VAT – jeżeli występuje.

• Cena podana w ofercie powinna obejmować wszystkie koszty i składniki związane z wykonaniem zamówienia oraz warunkami stawianymi przez Zamawiającego.

• Oferta cenowa ma zawierać zestawienie cen poszczególnych elementów rozwiązań. Dla każdego z elementów wymagane jest podanie cen jednostkowych, liczby jednostek oraz ceny globalnej.

Wykonawcy proszeni są o wskazanie wszelkich innych kosztów koniecznych a nie ujętych w niniejszym Zapytaniu Ofertowym.

• Cena może być tylko jedna za oferowany przedmiot zamówienia, nie dopuszcza się wariantowości cen.

WYMAGANIA DOTYCZĄCE PRZEDMIOTU OFERTY

Przedmiotem planowanej realizacji projektu jest zakup oraz wdrożenie w firmie Debon Sp. z o.o. modułów Informatycznego systemu zarządzania klasy ERP (opartego o standard EDI), oraz BI, ukierunkowanego na usprawnienie współpracy pomiędzy Debon Sp. z o.o. a jej partnerami biznesowymi, dofinansowanego przez Unię Europejską w ramach Programu Operacyjnego Innowacyjna Gospodarka Działanie 8.2: Wspieranie wdrażania elektronicznego biznesu typu B2B.

Kierując do Państwa niniejsze zapytanie ofertowe, określamy następujące progowe wymagania przedmiotu zamówienia:

1. Przeprowadzenie analizy przygotowawczej, obejmującej szczegółowe rozwiązania techniczno-organizacyjno-informatyczne, służące do zaprojektowania rozwiązań w ramach B2B oraz wymiany informacji pomiędzy firmami w ramach B2B (usługi doradcze i eksperckie).

2. Zakup wspólnej platformy oraz 10 licencji dostępowych zintegrowanego systemu zarządzania przedsiębiorstwem (opartego o standard EDI) – zakup wartości niematerialnych i prawnych. Wspólna Platforma obejmować ma dziedziny: Handel, Magazyn, CRM, Finanse, Zamówienia, BI, Workflow, i umożliwiać:

   • obsługę procesu zamawiania poprzez jego optymalizację

   • dostęp do bieżącej informacji o stanie realizacji zamówienia

   • dostarczenie dokumentu sprzedaży w formie elektronicznej umożliwiającej wczytanie do systemu Partnera

   • współdzielenie informacji sprzedażowych. Nowy system dostarczy narzędzi umożliwiających bieżącą analizę wykonania zakładanych pomiędzy Partnerami targetów sprzedażowych oraz uzyskanych efektów sprzedaży w formie wskaźnikowej

3. Konfiguracja systemu we wszystkich obszarach i przygotowanie go do zainstalowanie i skonfigurowanie systemu, migracja danych kartotekowych, przygotowanie narzędzi niezbędnych do podania bieżącej informacji o stanie realizacji zamówienia oraz o stanie płatności (usługi doradcze i eksperckie).

4. Asysta startowa – weryfikacja stabilności, wydajności i prawidłowości działania systemu; określenie parametrów środków trwałych, niezbędnych dla zainstalowania i prawidłowego funkcjonowania elektronicznego sytemu wymiany informacji typu B2B (usługi doradcze i eksperckie)

5. Korekty w systemie po przeanalizowaniu uwag użytkowników po uruchomieniu i przetestowaniu systemu w układzie docelowym (usługi doradcze i eksperckie)

6. Przeprowadzenie specjalistycznych szkoleń dla pracowników firmy Debon Sp. z o.o.mających na celu przygotowanie zespołu do wdrożenia i obsługi systemu oraz prawidłowej wymiany danych za pośrednictwem systemu B2B (5 dni szkoleniowych dla 10 osób).

HARMONOGRAM REALIZACJI GŁÓWNYCH DZIAŁAŃ PROJEKTU

I ETAP - obejmuje okres od dnia 15.11.2010 do 31.01.2010

Usługi doradcze i eksperckie:

Przeprowadzenie analizy przygotowawczej, obejmującej szczegółowe rozwiązania techniczno-organizacyjno-informatyczne, służące do zaprojektowania rozwiązań w ramach B2B oraz wymiany informacji pomiędzy firmami w ramach B2B.

II ETAP - obejmuje okres od dnia 01.02.2011 do 31.03.2011

Wartości niematerialne i prawne:

Zakup wspólnej platformy oraz 10 licencji dostępowych zintegrowanego systemu zarządzania przedsiębiorstwem (opartego o standard EDI). Wspólna Platforma obejmować ma dziedziny: Handel, Magazyn, CRM, Finanse, Zamówienia, BI, Workflow, i umożliwiać:

• obsługę procesu zamawiania poprzez jego optymalizację

• dostęp do bieżącej informacji o stanie realizacji zamówienia

• dostarczenie dokumentu sprzedaży w formie elektronicznej umożliwiającej wczytanie do systemu Partnera

• Współdzielenie informacji sprzedażowych. Nowy system dostarczy narzędzi umożliwiających bieżącą analizę wykonania zakładanych pomiędzy Partnerami targetów sprzedażowych oraz uzyskanych efektów sprzedaży w formie wskaźnikowej

Usługi doradcze i eksperckie:

Konfiguracja systemu we wszystkich obszarach i przygotowanie go do pracy, migracja danych kartotekowych, przygotowanie narzędzi niezbędnych do podania bieżącej informacji o stanie realizacji zamówienia oraz o stanie płatności

Usługi szkoleniowe:

Przeprowadzenie specjalistycznych szkoleń dla pracowników firmy Debon Sp. z o.o., mających na celu przygotowanie zespołu do wdrożenia i obsługi systemu oraz prawidłowej wymiany danych za pośrednictwem systemu B2B (5 dni szkoleniowych dla 10 osób)

III ETAP – obejmuje okres od dnia 1.04.2011-30.06.2011 r.

Usługi doradcze i eksperckie:

Przeprowadzenie asysty startowej – weryfikacja stabilności, wydajności i prawidłowości działania systemu. Na bazie testów zostaną określone parametry środków trwałych niezbędnych do zainstalowania i prawidłowego funkcjonowania systemu B2B.

IV Etap – obejmuje okres od dnia 01.07.2011-30.09.2011

Usługi doradcze i eksperckie:

Korekta systemu – po uruchomieniu i przetestowaniu systemu w układzie docelowym wprowadzenie korekt, uwzględniających uwagi użytkowników, zgłoszone po przeprowadzeniu prac testowych.

ZASTRZEŻENIE ZAMAWIAJĄCEGO

Zamawiający zastrzega sobie prawo zmniejszenia przedmiotu zamówienia o zakres i wartość zakwestionowaną przez jednostkę współfinansującą.

PYTANIA, ODPOWIEDZI, UDZIELANE WYJAŚNIEŃ

• udzielanie odpowiedzi i wyjaśnień odnoszących się do zagadnień o dotychczas wykorzystywane w Debon Sp. z o.o. rozwiązania informatyczne, organizację kadrową i funkcjonujący obieg dokumentów, oraz inne kwestie związane opisem współpracy z partnerami biznesowymi następować będzie w rozmowach bezpośrednich i telefonicznych

• termin składania pytań oraz udzielania odpowiedzi i wyjaśnień, upływa z wyznaczonym dniem składania ofert, w związku z czym Oferent organizując etap przygotowania oferty winien uwzględnić to ograniczenie.

Osoby upoważnione ze strony Debon Sp. z o.o. do kontaktów z Oferentami

Bogna Kmieć

tel 65 536 00 44

fax 65 536 93 21

e- mail: bogna@debon.pl